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關于2018年各類檔案歸檔的通知
來源: 發布時間:2019-06-25  發布人:牟宗鑫

校內各單位:

根據學校檔案工作管理規范相關規定,各單位在2018年度形成的各類檔案應于712日前移交至校檔案館。現將有關具體事項通知如下:

一、文件材料立卷歸檔的范圍:

(一)2018年度學校在黨政管理、教學及輔助教學管理、科學研究、對外合作與交流、基本建設、資產與設備管理、財務會計、出版發行、產品生產與科技開發等各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等不同載體形式的文件材料。(參見附件一)

(二)其他應歸檔文件材料。尤其是學校組織重大活動、申報或實施重大項目、申報重要獎項的文件材料。

(三)實物檔案歸檔范圍見附件二。除2018年度應歸實物檔案外,以往年度形成的實物檔案應予以補歸。同時應長期開展實物檔案的征集工作。

(四)學校各項活動中形成的合同協議類文件。除2018年度應歸檔的合同、協議外,以往年度的合同、協議材料應進行補歸。(參見附件三)

二、立卷歸檔要求:

(一)各單位要充分認識檔案工作的重要性,加強領導,統籌安排,做好文件材料的收集、整理,在規定時間內完成立卷工作。

(二)各文件承辦部門或擬稿單位按事由組卷,注意上級來文和學校統一編號制發的公文及其附件的整理立卷,保證歸檔文件材料的齊全、完整。

(三)各單位請到檔案館領取檔案裝具。

(四)各單位兼職檔案員認真審核歸檔材料是否完整、合格,如重要文件材料是否有相應的標識(例如加蓋單位印章、領導人或經辦人簽字)、正式公文是否有附件等,保證歸檔文件的完整、有效。立卷歸檔的文件材料須是原件,復印件原則上不得歸檔。

(五)今年部門文件材料繼續施行網上立卷歸檔。各單位可在檔案館網頁登錄“檔案管理系統”(http://211.64.205.30:8080/),開展立卷工作。涉密檔案材料不進行網上歸檔。

(六)各單位要注意加強各類電子文件的收集歸檔。電子文件可以通過“檔案管理系統”上傳歸檔,或以光盤、磁盤等物理形式歸檔。所有電子文件必須有相應的紙質文字材料同時歸檔。

三、臨沂校區參照要求進行工作安排。

聯系地點:圖書科技樓1612

聯系電話:85071061

檔案館

20196月25

附件:

   一、各單位歸檔范圍

二、實物檔案歸檔范圍

三、關于加強學校合同協議檔案管理的通知



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